Thực tập Xuất nhập khẩu – Logistics và kỹ năng cho sinh viên

12/08/2019
Xuất nhập khẩu

Thực tập Xuất nhập khẩu – Logistics và kỹ năng cho sinh viên

Bài viết này, Mr Hà Lê xin chia sẻ cho các em sinh viên một số kỹ năng để có mùa thực tập xuất nhập khẩu & Logistics hiệu quả.

Hi vọng các em có thể áp dụng thành công!

Khi đi thực tập xuất nhập khẩu – Logistics các bạn có nghe được những câu này từ lũ bạn của mình?

“Mày đi thực tập thế nào? Tao không có việc gì làm, ngáp ruồi mày ạ”

“Tao đến đây chỉ ngồi không, chẳng ai hướng dẫn gì mày ơi”

“Mấy ông bà công ty này chẳng hướng dẫn gì tao, chán lắm…”

“Ôi mày thích nhỉ, được đi làm hàng, được hướng dẫn còn tao chẳng được động cái gì cả…”

Giai đoạn thực tập, các em sinh viên hay trao đổi những câu này với nhau lắm. Kỳ thực tập tới rồi mà!

Có nhiều em thì hỏi “em cần chuẩn bị những gì để đi thực tập anh ơi? Em sợ đến chẳng được dạy gì cả, em nên học trước những gì ạ?”

Là một người đi trước, tạm coi là thế đi, cũng đã đi “thực tập” 12 năm rồi, Mr Hà Lê có vài điều chia sẻ với mấy em sinh viên như sau nhé.

Chống chỉ định với mấy em chỉ tới công ty với mục đích xin cái dấu xác nhận hoàn thành thực tập thì thôi xin, không phải target của bài này, nhé!

Nguyên tắc cơ bản của việc đi thực tập để công ty quý mến

Có vài gạch đầu dòng thôi, các bạn note giúp anh nhé:

– Buổi đầu tiên tới công ty, ăn mặc sạch sẽ, gọn gàng, nghiêm túc. Đừng đầu bù tóc rối, lôi thôi lếch thếch, áo nhàu nhĩ hoặc sức nức hoa điếc cả mũi không ngửi được đâu

Tới sớm hơn 10 phút so với lịch làm việc, 8h làm thì 7h50’ có mặt nhé. Tới chào hỏi Leader của phòng trước, sau đó các anh chị giới thiệu với mọi người trong phòng, rồi có thể dẫn lên trình diện Giám đốc (nếu có thôi), thì hãy ném cho mọi người một nụ cười và thái độ tôn trọng nhé

– Đi thực tập thì phải tới đúng giờ, buổi nào có việc gấp hoặc lên trường gặp giáo viên, phải xin phép, gọi điện báo cho người hướng dẫn xin phép đàng hoàng. Không phải nhà bạn muốn tới là tới, nghỉ là nghỉ đâu.

Học việc chủ động và nghiêm túc. Thấy anh chị hướng dẫn cái gì thì ghi chú ra sổ notebook, sau mở ra xem lại, không có hướng dẫn nhiều đâu

– Thấy anh chị cần photo cái gì, thì bảo để em photo hoặc scan cho. Nhờ anh chị hướng dẫn làm lần đầu, sau vài buổi thành pro việc photo và scan chuyên cho công ty rồi. Sinh viên nào cũng phải nhận chân photo, đừng claim.

Các buổi tới sớm chút, lấy khăn lau bàn ghế họp, làm việc của cá nhân, bàn chung, nhặt rác, quét phòng nhé.

– Nên về muộn hơn hoặc là người đứng dậy sau cùng khi các anh chị khác đã đứng dậy hết sau khi hết giờ, thể hiện thái độ tốt chút nhé. Nếu có việc về sớm thì xin phép quản lý.

– Nói thật, nghe hướng dẫn mà không hiểu, nhớ bật ghi âm điện thoại đi nghe xem các anh chị hướng dẫn như nào, bật lên nghe lại. Chả ai nhớ hết được đâu

– Đọc lại Incoterms 2000/2010/2020 cho thuộc đi, các điều khoản ra sao, dùng liên tục đó

Nếu thấy “khó nuốt” INCOTERMS quá, thì có thể đọc BÀI VIẾT NÀY nhé các em.

Chuẩn bị gì khi đi thực tập nhân viên chứng từ (Docs) hoặc nhân viên Hỗ trợ (Cus) tại công ty Forwarder/Logistics

– Tìm hiểu lại về quy trình làm Bill of Lading (BL), AWB, note rõ xem Master BL là gì, House BL là gì, quy trình làm BL ra sao (SI là gì, amend BL ra sao…). Nay mai được hướng dẫn cũng bớt ngu, đỡ hỏi nhiều người ta bực

Đừng hỏi anh chị Surrender bill là gì, Sea waybill là gì, hay Switch Bill là gì nhé. Tự tìm hiểu trước đi, phải tự học

– Tìm hiểu xem có các loại chứng từ xuất nhập khẩu nào, để mà biết đường trả lời câu hỏi: “Em đã được học những loại chứng từ nào?”

Note chính các loại như PO, PI, SC, CI, PL, BL, CO, Fumigation, Phytosanitary, Health, CQ, CQ, MSDS… nhé

Tìm hiểu nội dung của mấy loại này đi, sau mà làm đỡ ngơ, chẳng biết form mẫu hay làm các thông tin gì, điền ra sao

– Xem video hướng dẫn, tài liệu hướng dẫn truyền hải quan ECUS/VNACCS đi

Để nay mai hiểu lúc anh chị hướng dẫn truyền, trường nào điền gì, có được sửa không. Hay tờ khai ra mấy luồng, IDA, AMA, ký số, mã vạch…

– Search xem hàng nhập về chứng từ làm gì, xem pre-alert là gì nhé, để mà biết đường khi anh chị dạy khai Manifest hay Eport

– Cus thì phải tự học trước xem các lines tàu, airlines chính đi, đọc để nhớ tên đã. Tìm hiểu xem booking là gì nhé, lấy book thế nào

Cứng hơn tí rồi thì search xem tracking hàng ra sao

Tạm thế đã, vào được dạy thêm, nhưng không biết học trước cái đống này, vào dễ bị ăn mắng lắm.

Chuẩn bị gì khi đi học việc, thực tập Ops – nhân viên hiện trường

– Tìm hiểu xem quy trình làm hàng xuất, hàng nhập tại cảng, sân bay và quá cảnh gồm bước nào

Cái này google không thiếu, diễn đàn lại chẳng ít, note nhé

– Tự tìm hiểu bộ chứng từ hải quan thông quan xuất khẩu, nhập khẩu gồm gì

Ví dụ như xuất khẩu cần Giấy giới thiệu, giấy phép xuất khẩu, giấy phép khai thác… nếu có, kết quả kiểm tra chất lượng, có thể cầm theo thêm Invoice hoặc Packing List nếu yêu cầu thì show ra…

Rồi bộ chứng từ nhập khẩu thì gồm gì: BL, CI, PL,Tờ khai, D/O, kiểm tra chuyên ngành nếu có… note nhé, TT38/2015/TT-BTC & 39/2018/TT-BTC

– Cách tra mã HS code, biết cách tra và xác định thuế nhé. 6 quy tắc ấy, đọc lại đi, nay mai anh chị hỏi áp theo quy tắc nào biết mà trả lời

– Hàng nào cấm Xuất nhập khẩu, đọc NĐ 69 và các thông tư riêng của các bộ. Hàng nào có điều kiện, giấy phép…hàng nào là hàng hóa nhóm 2 phải kiểm tra nhà nước, hàng nào được miễn…ôn lại nhé, ăn điểm với công ty đó

– Phải biết và học lại, ôn lại việc truyền Ecus/VNACCS. Ops mà không biết chút nào về kiến thức hải quan công ty chửi cho. Nếu biết khai vài loại hình cơ bản nhé, A11/B11, H11/H21…mã định danh, mã vạch, kí số chứng từ V5 là tuyệt vời. Còn trước mắt, nếu chưa biết truyền thì chủ động học trên google/youtube các nội dung cơ bản của 1 tờ khai hải quan, rồi bộ chứng từ để khai ECUS VNACCS gồm gì.

– 3 luồng hải quan thì xử lý ra sao? Handle như thế nào? Quy trình kiểm hóa, kiểm bao nhiêu %, xin CO ra sao. Đọc trước thật kỹ nhé các bạn

Chuẩn bị gì nếu được đi học việc, thực tập Sales quốc tế?

Nói thật, sales quốc tế yêu cầu cao nhất về ngoại ngữ và sự kiên trì.

Về ngoại ngữ, các bạn có thể xem bài này: CÁCH HỌC TIẾNG ANH XUẤT NHẬP KHẨU.

Khi theo sales xuất khẩu, các bạn nếu có được đi học việc thì chú ý các điều sau giúp mình nhé:

– Các B2B website dùng cho mua bán quốc tế

– Các kênh social network, chat apps và kỹ thuật email marketing, digital marketing chào hàng

– Đọc lại về Incoterms giao hàng, thanh toán quốc tế như nào

– Ôn luyện kỹ năng giao dịch email thư tín và đàm phán nhé, không dành cho người kém tiếng Anh đâu. Phải pro mới được đó các bạn ạ

– Các chi phí, làm hàng xuất, book tàu, làm việc với forwarder ra sao

– Biết về các chứng từ hay dùng trong xuất nhập khẩu để giao dịch

– Rèn luyện khả năng vượt qua nỗi nhàm chán hoặc thất vọng khi chào liên tục mà không có reply

Chuẩn bị gì khi thực tập Sales Logistics

Cũng như sales nói chung thì sales Logs / sales forwarding nếu được thực tập thì bạn cũng phải xác định có sự cố gắng lớn đó. Hãy chuẩn bị trước giúp mình:

– Xem công ty bạn thực tập chuyên handle hàng nhập hay xuất, hay làm nội địa.

Xác định công ty mạnh cước hay service dịch vụ hải quan, làm thủ tục chuyên ngành (giấy phép XNK, các thủ tục các bộ). Trên website có hết.

Nếu về cước, là F0 của lines thì khỏi chê

– Xem trước các lines tàu, lines air lớn và các cảng biển quốc tế của các nước mà công ty bạn thực tập chuyên handle. Ăn điểm đó

– Cách tìm kiếm khách hàng Shipper/Consignee để chào hàng: kỹ thuật tìm kiếm và công cụ tìm kiếm nhé

– Cách tính cước biển, cước air cho các lô hàng. Hiểu chi phí của 1 lô hàng xuất, 1 lô nhập thì forwarder phải chi hộ các chi phí nào nếu handle giúp công ty xuất nhập khẩu.

Phí và phụ phí (surcharge) nữa nhé. Cố gắng note kỹ hàng air, sea, road ra để tiện theo dõi.

– Biết cơ bản về chính sách hải quan các nhóm mặt hàng, càng nhiều càng tốt, học lại Incoterms đi

– Chịu áp lực, sales chính thức thì 2-2 tháng không có khách nào là bình thường chứ không nói là thực tập sinh. Nhưng phải cố hết sức và nỗ lực tối đa để công ty thấy được năng lực và thái độ của bạn.

Chuẩn bị gì khi thực tập Purchasing (nhân viên mua hàng)

– Đọc lại Incoterms, đó là bảng cửu chương ngành Xuất nhập khẩu

– Đọc trước về thanh toán quốc tế, mở L/C, chuyển T/T như nào, thủ tục ra sao, cần giấy tờ gì để mở, mở ở đâu.

– Biết về Sales Contract, P/O nhé, form như nào, nội dung, cách viết mail

– Biết các chi phí của lô hàng nhập gồm gì, để làm việc với forwarder book hàng hoặc điều xe, thông quan hàng về nhập kho

– Biết hỗ trợ kỹ năng bàn giấy, dần dần cố học theo dõi đơn hàng, làm Debit note và hỗ trợ sales nội địa. Luyện Excel phục vụ báo cáo, tổng hợp

Thôi, Mr Ha Le viết tạm vài dòng cho các em sinh viên thân mến của mình, để các em đỡ bị mắng và chẳng biết làm gì qua mùa thực tập xuất nhập khẩu này nhé.

Chúc các em thực tập nghiêm túc, học được nhiều điều nhất.

Mở miệng ra hỏi đi, chủ động tìm hiểu trước rồi hỏi các anh chị hướng dẫn nhé. Chẳng có gì tự dưng tới đâu, phải thái độ tốt, chăm chỉ và chủ động người ta mới quý, mới hướng dẫn nhiệt tình.

Chúng ta hơn nhau ở cái thái độ các em ạ. Chúc các em có kỳ thực tập xuất nhập khẩu & Logistics thành công!

*****************

Hoàn toàn tự tin với kiến thức, kỹ năng thực tế từ những khóa học của trung tâm.