Các vị trí công việc ngành Xuất nhập khẩu, Logistics

Các vị trí công việc ngành Xuất nhập khẩu, Logistics

Cùng tìm hiểu các vị trí công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics, khi đây hiện được coi là một trong những ngành “hot” nhất với mức gia tăng nhu cầu nhân sự chất lượng cao. Logistics là ngành được chính phủ chủ trương đầu tư trọng điểm.

Với rất nhiều FTA đã ký và đang có hiệu lực, cơ hội việc làm trong ngành Xuất nhập khẩu và ngành Logistics càng rõ ràng.

Kỹ năng cần thiết cho nhân viên Xuất nhập khẩu

Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong hai ngành này cũng rất hấp dẫn so với mặt bằng chung của các khối ngành còn lại. Nhưng để hiểu rõ hơn về từng vị trí, từng yêu cầu công việc ra sao thì cũng không phải ai cũng rõ hết, và cũng chưa có bài viết nào sâu sắc giúp mọi người nắm được các thông tin.

Hôm nay, Mr Hà Lê xin được chia sẻ với các bạn các vị trí công việc chính nhất của ngành Xuất nhập khẩu và Logistics.

Phân biệt Xuất nhập khẩu và Logistics

 

Trước hết, xin nhắc lại khái niệm vị trí NHÂN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU. Đây là 1 khái niệm rất chung, chưa hề ghi chú bạn sẽ làm việc cụ thể nào.

Nay mai các bạn có thể là NHÂN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU tại:

• Các công ty Xuất nhập khẩu thương mại (trading)
• Các công ty và nhà máy Gia công/Sản xuất xuất khẩu/Chế xuất trong các khu công nghiệp/khu chế xuất.

Các nhân viên xuất nhập khẩu nhà máy có yêu cầu công việc, phân công khá đặc thù khác biệt hơn hẳn so với các công ty thương mại.

Ví dụ, trong nhà máy các nhân viên Xuất nhập khẩu sẽ được phân vào bộ phận (team) Xuất, team Nhập, team hải quan, bộ phận mua hàng. Có một số khái niệm đặc thù như phải làm báo cáo quyết toán, thanh khoản…

Vậy bài viết này, Mr Hà Lê xin chia sẻ góc độ các công ty Xuất nhập khẩu thương mại.

 

Về khái niệm Logistics, các bạn có thể xem tại bài viết sau:

KHÁI NIỆM LOGISTICS

Khi nói làm việc trong mảng Logistics thì rất đa dạng các loại hình công ty, đơn vị vì mảng Logistics gồm rất nhiều hoạt động trong chuỗi.

Cơ bản khi làm việc trong lĩnh vực Logistics, các bạn có thể làm cho các:

• Công ty Logistics (Forwarder/NVOCC)
• Lines tàu/airlines
• Các công ty/đơn vị có hoạt động phụ trợ, hỗ trợ khác (kho, cảng vụ…)

I. Công ty Xuất Khẩu

1. Sales Quốc Tế (Sales xuất khẩu)

Đây có thể nói là yêu cầu cao nhất trong các vị trí làm việc tại doanh nghiệp mảng xuất nhập khẩu. Yêu cầu phải nắm tổng hợp mọi kĩ năng cả về ngoại ngữ, giao tiếp, đàm phán và phải có kiến thức về nghiệp vụ ngoại Thương (thanh toán, giao nhận, chứng từ, hải quan…).

Các yêu cầu công việc với vị trí này là gì?

• Tìm kiếm thông tin khách hàng quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các kênh… Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và quyết định thu nhập của sales
• Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất
• Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến
• Giao dịch, lên báo giá, đàm phán với khách hàng. Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới
• Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch check lịch tàu rồi book tàu, đóng hàng xuất hàng với forwarder
• Thông quan hải quan, nộp thuế (nếu có), làm chứng từ đòi tiền khách hàng và cung cấp cho kế toán, hoàn thuế…
• Theo dõi tiến độ hàng đi, chăm sóc khách hàng và xem phản hồi chất lượng, sales lô hàng tiếp…

Đây là vị trí yêu cầu tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu cao nhất.

Cách học Tiếng Anh xuất nhập khẩu

 

Note: Việt Nam hiện xuất nhiều nông sản, lâm sản, thủy sản, may mặc, giày da nên các bạn có thể apply các vị trí sales các công ty ngành này khá nhiều.

Đãi ngộ: lương cứng thường dao động 6-12 triệu tùy năng lực + % thưởng doanh thu bán hàng, bán được nhiều thu lương cao + % hoa hồng cước mà Forwarder trích lại

2. Back-up Chứng từ (Documentation – Docs)

Rất ít công ty Xuất khẩu tuyển riêng nhân viên chứng từ, thường chỉ có tại các công ty lớn, còn các công ty nhỏ Sales kiêm luôn tự làm chứng từ.

Nhưng ở một số công ty khi muốn chuyên tâm cho sales chỉ bán hàng, thì có thể có riêng vị trí Sales Support việc chứng từ. Các công ty gọi đây là nhân viên Back-up hỗ trợ sales

• Hỗ trợ sales làm chứng từ như Sales Contract, PI, kiểm tra L/C, lên kế hoạch book tàu và khai hải quan/nộp thuế thông quan xuất khẩu
• Làm bộ chứng từ đòi tiền khách hàng gửi Sales theo T/T hay LC, DP…
• Hỗ trợ việc hoàn thiện chứng từ lưu trữ, các chứng từ cần thiết khác và làm việc theo yêu cầu lãnh đạo…

Đãi ngộ: lương cố định: khởi điểm dao động 6-10 triệu/tháng, tăng dần theo kinh nghiệm và kỹ năng.

Vị trí này có thể không tồn tại trong đa số các công ty. Mr Hà Lê chỉ nêu ví dụ có thể một số công ty tuyển riêng vị trí chuyên làm chứng từ xuất khẩu để hỗ trợ sales.

 

II. Công ty Nhập Khẩu

Nhân viên Mua hàng (Purchaser)

Purchasing là phòng phụ trách lo thu mua đầu vào cho công ty nhập khẩu. Nhân viên mua hàng (Purchaser) có các nhiệm vụ như sau:

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (supplier/vendor) nước ngoài/trong nước phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động nhập khẩu của công ty
• Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên
• Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, hay chuyển tiền TT, hay DP…) cho người thụ hưởng nước ngoài
• Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp nước ngoài/nội địa
• Kết hợp với bộ phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng
• Tham gia hỗ trợ/trực tiếp triển khai việc chuẩn bị triển khai thông quan hàng hóa và vận chuyển hàng nhập kho…Một số công ty thì Purchaser tự truyền tờ khai hải quan. Còn đa số các công ty sẽ thuê ngoài dịch vụ của Forwarder
• Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng. Lên kế hoạch truyền hải quan,nộp thuế và phối hợp với forwarder thông quan lô hàng
• Hỗ trợ bộ phận Kế toán làm các chứng từ, hóa đơn nội địa…
• Các yêu cầu khác theo quy định công ty

Nếu làm trong công ty Gia công/Sản xuất xuất khẩu/Chế xuất (các nhà máy) thì vị trí Purchasing sẽ chuyên môn rất sâu về mua hàng hơn chứ có thể không “bao” nhiều trọn các nhiệm vụ của cả phòng Nhập khẩu như tại công ty thương mại.

Đãi ngộ: lương cứng dao động từ 7-15 triệu + % các đơn vị nhà cung cấp trích lại nếu mua hàng của họ. Vị trí này thường được các bạn nữ mong muốn ứng tuyển nhất trong ngành xuất nhập khẩu.

 

III. Freight Forwarder/Shipping Lines

Cần hiểu gì về Sales Logistics

Cách tìm kiếm khách hàng cho Sales Logistics

1. Sales Logistics

Các vị trí của hãng tàu (Shipping Lines) có Sales lines, Docs/Cus, Ops. Lines tàu có vị trí và thế chủ động trong việc cung cấp service các tuyến. Lines sẽ bán lại Space cho các bên như NVOCC, Forwarder, Shipper/Cgnee trực tiếp.

Sales hãng tàu có vị thế cao hơn nhiều, do trực tiếp có tàu. Sales hãng tàu sẽ chào bán cước cho Forwarder hoặc NVOCC, Consolidator và cũng có thể chào trực tiếp Direct shipper/consignee (nhưng không nhiều, thường Lines chỉ chào cho Forwarder). Nhưng tùy lúc nếu “ế” và “đói” hàng, Lines sẽ chào trực tiếp chủ hàng/consignee.

 

Bài viết này xin chủ yếu viết về sales công ty Logistics hơn.

Sales Forwarder (sales Logs)  chào bán cước (freight) và dịch vụ all in (trucking nội địa, hun trùng, kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép, dịch vụ chuyên ngành…) cho các công ty xuất (shipper hàng xuất) và nhập khẩu (consignee hàng nhập) và gửi báo giá, chốt đạt target đề ra.

Sales Logs/Fwder Làm việc với Lines/NVOCC check lịch tàu (frequency), giá cước (freight), phí (charges) và phụ phí (surcharges), space… để báo khách hàng, chịu áp lực phải cover đủ slots/chỉ tiêu doanh số với Lines thì mới có giá tốt

Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng (café, gặp tại công ty, giới thiệu…)

Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để handle hàng trôi chảy, xử lý các trouble nếu có, update cho các chủ hàng/consignee

Tùy công ty mạnh hàng xuất hay nhập, air hay sea, hay có làm agent cho lines nào đó hay không mà sales logs có cách tiếp cận và lọc thông tin khách hàng tiềm năng nhất nhé, thể hiện được điểm mạnh nhất của bên mình.

Sales Logistics là vị trí chịu áp lực khá lớn, tuyển nhiều nhưng cũng khắc nghiệt và đào thải nhanh, sau 1 vài tháng nếu không có khách hàng/ít khách sẽ rất chán nản và có thể bị cho “out”.

Tại 1 số công ty Logistics, sẽ có vị trí Sales Agent (Sales Overseas), là sales Logs được chỉ định chuyên sales các đại lý (agent) Logistics tại các thị trường nước ngoài, hoặc sales các khách hàng nước ngoài chứ không chỉ là sales các công ty XNK Việt Nam như sales Logs nội địa.

 

Đãi ngộ: mới ra trường thường lương cứng của Sales Logistics dao động 4-7 triệu hoặc hơn tùy năng lực đầu vào + % benefit của lô hàng (dao động 15-40% benefit của lô hàng sau khi trừ chi phí).

Nếu có kinh nghiệm và kỹ năng tốt, làm cho Lines hoặc công ty Global có thể được nhận lương 700 -1200 USD cứng.

Xét tổng thể thu nhập, có những bạn Sales logistics mới lương chỉ dao động dưới 10tr/tháng, nhưng có những bạn thu hàng 30-50 triệu/tháng hoặc cá biệt có những super sales thu nhập hàng trăm triệu hoặc thậm chí cả tỷ đồng/tháng.

 

2. Nhân viên Chứng từ (Documentation – Docs)

• Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ sales chuyển sang (nếu công ty Xuất nhập khẩu không tự làm mà thuê forwarder làm)
• Phải handle làm chứng từ xuất nhập giúp khách nếu khách thuê forwarder làm như: Invoice, Packing List, C/O, Fumi, Phyto, Certificate khác, giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành…để song song cùng Ops hoàn thiện nhanh nhất

• Truyền tờ khai hải quan cho các lô hàng xuất – nhập khẩu, sau đó bàn giao cho nhân viên hiện trường Ops đi thông quan tại chi cục
• Làm Bill, AWB các lô hàng, hỗ trợ khai VGM, lên Debit Note từ hệ thống để gửi Sales, sau đó sales gửi khách hàng
• Nhận/làm pre-alert từ hoặc gửi Agent/Lines hàng nhập, khai E-manifest, làm NOA gửi khách hàng

Đãi ngộ: lương cứng dao động từ 5-10 triệu/tháng tùy kinh nghiệm và năng lực, không có % doanh thu, tăng lương theo lộ trình, sẽ được thưởng nếu làm tốt và hỗ trợ tốt. Nhiều công ty Docs được thưởng rất tốt nếu hỗ trợ làm hàng nhiều và làm tốt.

 

3. Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Service – Cus):

   một số công ty logistics quy mô nhỏ thì Docs và Cus làm chung công việc của nhau, gọi chung là bộ phận Docs. Ở các công ty lớn, phân bộ phận chuyên biệt mới phân ra Cus riêng.

• Liên hệ đại lý lines/agent nước ngoài để xin giá cước tốt nhất, xin Dem/Det, check space và lấy booking từ lines để gửi sales hoặc gửi cho direct shipper/consignee
• Sắp xếp phối hợp cùng điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng cont (trucking). Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi. Update status (tracking, tracing) của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống để báo khách
• Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ các lô hàng xuất – nhập, check ETA…
• Hỗ trợ các bộ phận khác, hoặc làm theo yêu cầu (vị trí đúng nghĩa chuyên hỗ trợ)

Đãi ngộ: dao động từ 6-10 triệu/tháng, không có % doanh thu, tăng lương theo lộ trình, thưởng theo mức độ hoàn thành công việc và hỗ trợ sales hiệu quả.

4. Nhân viên Hiện trường/Giao nhận (Operations – Ops)

Vị trí này yêu cầu đi lại thường xuyên, vất vả nhất, làm nhiều quen dần, yêu cầu đầu vào không cao như các vị trí khác:

• Nhận bộ chứng từ xuất – nhập các lô hàng từ sales/docs và hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, ICD, cảng (cửa khẩu), sân bay, hải quan chuyển phát nhanh
• Nhận hồ sơ và yêu cầu từ sales/docs đi làm các chứng từ như C/O, Fumigation, Phytosanitary, bảo hiểm, C/Q, giấy phép, chứng nhận…hay phải đi kiểm hóa, hỗ trợ đi phân tích phân loại và làm các thủ tục quản lý chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, công bố…)
• Trực tiếp khai truyền hải quan ECUS/VNACCS hoặc hỗ trợ docs khai khi cần thiết

Đãi ngộ: có lương cứng dao động 5-10 triệu/tháng tùy năng lực + tiền làm hàng theo từng lô (theo chính sách từng công ty) + tiền làm thêm chủ hàng hỗ trợ hoặc các cơ quan discount cho. Tùy sự khôn ngoan, lương total có thể trên 10tr/tháng hoặc vài chục triệu/tháng nếu nhận thêm làm hàng ngoài, hàng khó và hàng cá nhân.

Nhìn chung, vị trí giao nhận phù hợp với các bạn nam hơn, với cường độ đi lại rất nhiều. Tuy nhiên rất nhiều Ops nữ làm rất tốt. Không có quy chuẩn nào là nam hay nữ làm tốt hơn.

5. Nhân viên làm giá – Pricing

Với vị trí Pricing tại các công ty Logistics, nhiệm vụ sẽ cơ bản gồm:

• Liên hệ với các hãng tàu hoặc coloader tại Việt Nam (với hàng xuất), agent nước ngoài (với hàng nhập) để xử lý check giá – deal giá
• Xử lý lấy booking (phối hợp cùng Customer Service)

Với vị trí Pricing khi ứng tuyển, các công ty sẽ ưu tiên các bạn có kinh nghiệm và có quan hệ thân thiết với các lines tàu hoặc coloader, agent để có thể deal giá và được ưu tiên booking.

Mức lương cho vị trí Pricing thường cao hơn vị trí Docs/Cus.

5. Nhân viên điều vận đội xe/bãi (co-ordinator)

• Nhận lệnh báo xin xe/cont từ Sales và Cus. Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi (hàng xuất) hoặc rút hàng, chở về kho đúng lịch (hàng nhập)
• Handle đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý các trouble phát sinh trong quá trình vận tải như tai nạn, quá tải…
• Vị trí này thường gần như 100% là Nam, do tính chất công việc khá vất vả, cần hiểu biết về đường xá và điều hành đội xe. Ca làm việc không có định, cứ có xe và lịch là phải xếp cân xe.

 

IV. Logistics nội địa/E-commerce

Ngoài các công ty Logistics làm hàng quốc tế như đã phân tích ở trên, các bạn có thể vẫn làm trong lĩnh vực Logistics trong các công ty nội địa về vận tải, chuyển phát, kho bãi…

Ví dụ như các công ty Logistics vận chuyển, chuyển phát nhanh nội địa như Viettel, Giao hàng tiết kiệm… Các công ty chuyển phát trên đang dần hoàn thiện không chỉ giao nhận hàng hóa thuần túy truyền thống như trước đây mà theo dòng 4.0 có ứng dựng các công nghệ thông tin, E-commerce rất hiệu quả.

Thêm vào đó, có các nhà xe nội địa cũng là 1 mắt xích vô cùng quan trọng trong chuỗi Logistics. Nếu thiếu các đơn vị vận tải nội địa (trucking), việc vận hành chuỗi Logistics sẽ không thể diễn ra. Do đó, các bạn có thể làm việc trong các công ty vận tải nội địa nữa nhé. Thu nhập tùy năng lực và quy mô công ty.

 

V. Một số vị trí khác liên quan khác

1. Nhân viên phòng thanh toán quốc tế (Bank)

Bản chất sẽ không xếp đây là vị trí thuộc lĩnh vực Xuất nhập khẩu hay Logistics. Mr Hà Lê xin liệt kê vị trí này có liên quan tới mảng XNK mà thôi.

Đây là vị trí vừa liên quan tới nghiệp vụ ngân hàng, lại vừa cần có kiến thức về xuất nhập khẩu – logistics. Các nhân viên thanh toán quốc tế có nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp trong vấn đề thanh toán quốc tế (mở L/C, chuyển T/T, mở D/P, kiểm tra chứng từ…) và tài trợ tín dụng thương mại.

Thường ưu tiên nguồn nhân lực từ Học viện Ngân Hàng hoặc Đại học Ngoại Thương.

2. Freelancer (broker môi giới thương mại, làm agent xuất nhập hàng giúp khách nước ngoài/nhà cung cấp trong nước), rất nhạy bén, có ngoại ngữ và chịu khó đi lại.

Vị trí này có thể dành cho bất kì ai nếu có kiến thức. Công việc thường sẽ yêu cầu bạn tìm ra cung – cầu của bên Mua – bán và kết nối họ lại sau đó đứng giữa ăn hoa hồng (commission).

 

Có thể 1 số bạn làm trong mảng kho bãi, kho hàng cũng thuộc lĩnh vực Logistics nhưng chưa thực sự liên quan hay cần nhiều nghiệp vụ chuyên ngành nên Mr Hà Lê xin không kể ra cụ thể hơn.

Mỗi công ty có một cách vận hành, cách chia đầu việc hay việc quy trách nhiệm cho từng vị trí là khác nhau. Mỗi vùng miền (Nam – Trung – Bắc) lại có cách làm việc khác nhau.

Hi vọng những kiến thức trên đây hữu ích cho các bạn, để các bạn có cái nhìn toàn diện hơn về nghề. Chúc các bạn có quyết tâm yêu nghề và theo đuổi nó!

XUẤT NHẬP KHẨU – LOGISTICS là xu thế công việc rất tốt trong hiện tại cũng như cả tương lai cho mỗi chúng ta.

CÙNG VƯƠN RA BIỂN LỚN NÀO!

*************

Hoàn toàn tự tin với kiến thức, kỹ năng thực tế từ những khóa học của trung tâm.

• Khóa học nghiệp vụ Xuất nhập khẩu – Logistics
• Khóa học Logistics
• Khóa học khai báo hải quan ECUS/VNACCS
• Khóa học Tiếng Anh Xuất nhập khẩu – Logistics
• Khóa học Sales xuất khẩu
• Khóa học Sales Logistics

Trung tâm Xuất nhập khẩu – Logistics Hà Lê

Tầng 2 tòa nhà Florence số 28 Trần Hữu Dực, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 098 577 4289 // mrhalexnk@gmail.com